もくじ
仕事もプライベートも充実できる働き方
働き方改革に基づき、残業を取りやめる会社が増えました。残業がないことに喜びを感じる人が多いですが、もう一方では「残業ができないと、仕事が終わらない」という悩みを抱える人もいます。
また、働き始めて年を重ねると、大きな仕事を任せられるようになったり、後輩の教育を任せられたりする機会も増えます。周囲に認められて嬉しい反面「仕事に追われて定時に帰れない」「後輩の指導に時間が取られて、自分の仕事が終わらない」というような悩みを抱える人が多いです。
この2つに共通するのは「時間内に仕事が終わらない」という問題。仕事が終わらないのは、やる気や能力がないからではありません。コツさえ掴めば、時間内に仕事が終わるようになります。
今回は、時間内に仕事を終わらせる12のコツをご紹介します。仕事もプライベートも充実できる働き方を目指しましょう！
「時間内に仕事を終わらせるコツ」をつかむメリット
「時間内に仕事を終わらせるコツ」をつかむと、嬉しいメリットがあります。
まず、燃え尽き症候群（バーンアウト）を防ぐことができます。女性は、真面目で完璧主義な傾向があり、100パーセントの力を出して「仕事や生活に疲れてしまった」と話す人が多いです。100パーセントの力を出すと、長続きしないのです。
時間内に仕事を終わらせるコツをつかむことで、80パーセントの力で、継続的に仕事を進めることができるようになります。健康を促進することも期待でき、長期的に仕事で精を出すことができるのです。
また、時間内に仕事を終わらせるコツを押さえることで、定時に帰れる確率も高まります。自分の時間を持つことで笑顔も増えて、人生の充実感を持つことができるでしょう。
時間内に仕事を終らせる12のルール
1. やることリストをシンプル化
1日の「やることリスト」はシンプルにしましょう。目標は1日5つの項目のみ！
1日にこなせない量のプランを立てると、1日の終わりに「今日は全然できなかった...」と考えてしまいます。それよりも、1日にこなせる量のプランを立てることで、達成感を強く感じ、自己肯定感を高めていくことができます。
2. 1日のスケジュールを立てる
やることリストを立てたら、次は1日のスケジュールを立てます。
午前、午後（前半）、午後（後半）の3つに分けて、スケジュールを立てていきます。
アイデアを生み出す必要がある仕事は、なるべく午前中にこなすのがベストです。理由は、午前中は脳が最も活発に動く時間帯だから！日が進むにつれてエネルギーレベルが低下し、脳の動きが低下することを覚えておきましょう。
会議や打ち合わせが、あらかじめ決まっている場合は、その合間に自分の作業を入れるなどして、時間を効率的に使いましょう。
ここでも大切なのは「80パーセントの力で無理なく仕事をする」という考え方です。頑張りすぎないスケジュールを立てていきましょう。
3. 目標は具体的に
締め切りがある仕事では、なるべく目標は具体的にしましょう。「今週までに2つの書類を完成させる」という目標よりも「◯日の午前までに上司に確認してもらう」という目標のほうが、締め切りまでに何をすべきかが見えてきます。
具体的に目標を立てることは、上司にとってもありがたいです。あなたが「◯日の午前に、書類を持ってきます」と上司に伝えた場合、上司もその時間に合わせて、自分の仕事を計画することができます。
4. メールをコントロールする
メールに時間を取られてしまい、自分の作業に集中できないことがあります。丁寧な対応を心がけるのは大切ですが、重要な事柄の取捨選択が必要です。
まずは、メールをチェックする時間を設定しましょう。「朝の30分と午後の30分はメールをチェックし、あとは一切確認しない」というようにルールを決めましょう。メール確認のルールを設けることで、仕事を中断することがなくなります。
よく送るメールのために、定型文をつくっておくのも便利です。Gmailではメール作成時に、事前に登録した返信定型文を呼び出すことができます。これにより、メール作成作業を効率化できます。
5. 手が止まったら次に進む！
仕事をしていると、わからないことがあったり、アイデアが生まれなかったりして、作業していた手が止まることがあると思います。 そんなときは、見切りをつけて次の作業に移りましょう。
そのときはわからなくても、あとになって見えてくることがあります。手を差し伸べてくれる上司が現れたり、時間を置くことで新しいアイデアが生まれたりするかもしれません。
「手が止まって10分経ったら、次の作業に移る」などマイルールを設けて、仕事を効率よく進めていきましょう。
6. 机をきれいにする
机がきれいだと作業もスムーズに進みます。ノートを探すだけで5分かかってしまうのは、非常にもったいないです。必要なものを簡単に見つけられるように、机はいつでもきれいにしておきましょう。そうすることで頭もスッキリします。
また、机がきれいだとストレスも減ります。ストレスレベルが特に高い職場では、机の上をきれいにするだけでストレスが大幅に減少することがわかっています。
片付けるときにおすすめなのが「もとあった場所に、きちんと物を戻す」という考え。使用したあとに、再び元の場所に戻すことを習慣にすれば、机の上が散らかることを防げます。定物定位を心がけることで、物を探す時間も削減できるでしょう。
7. 7〜8時間眠る
ほとんどの人の身体が最も機能するには、約7〜8時間の睡眠時間が必要です。
睡眠を犠牲にすれば、使える時間が増えると思いがちですが、しっかりとした睡眠こそパフォーマンスや生産性を上げることができます。身体に耳を傾けて、必要な分の睡眠を取るようにしましょう。
睡眠1時間前は、スマートフォンを使わないようにしましょう。夜にスマートフォンを使うと、体内時計が変わり、睡眠サイクルが崩れてしまいます。しっかり眠るためには、寝る直前にスマートフォンを含む電子機器から離れるようにしましょう。
8. 仕事を振り分ける
時間内に仕事を終わらせるためには、1人ですべての仕事をこなすのではなく、同僚とタスクを振り分けることが重要です。
【上手に仕事を振り分けるには】
①上司に尋ねる
まずは上司に、あなたと同じような仕事をしている同僚がいるか、あなたの仕事を任せられる人がいるかを尋ねましょう。
「（任せられた）仕事を明後日までに完成させるのが優先なのですが、明日までに競合他社の調査レポートも完成させる必要があります。仕事を分担できる者はいるでしょうか。」というように、尋ねてみましょう。
②同僚にタスクを支援してもらう
つぎに、同僚に任せられた仕事を手伝ってもらえるかどうか尋ねましょう。タスクを振り分けるのは、後輩を指導するチャンスにもなり、後輩は新しい仕事にチャレンジするチャンスになります。
仕事を振り分けるときに注意するのは、与えすぎるのではなく、公平に責任を分担すること。そして、仕事を振り分ける相手の立場も理解しながら、仕事を与えましょう。今引き受けている仕事はどれくらいあるか、余裕があるかなどを同僚に確認して、タスクを支援してもらいましょう。
9. 退社後の過ごし方を大切に！
家に帰ったら、1日の疲れを取るためにしっかりと休むようにしましょう。栄養のある食事を摂る、お風呂に入る、音楽を聴く、趣味に時間を使うなどして疲れを癒し、体にエネルギーを蓄えましょう。1日の疲れが取れないまま翌日の仕事をむかえてしまうと、本気モードで業務にとりかかることができません。しっかりと休んで次の日に備えましょう。
眠る前に、今日の反省と翌日の準備をしておくのも大事です。そうすることで、仕事の滑り出しがうまくいき、1日の仕事を順調に進められるでしょう。
10. ショートカットキーを覚える
ショートカットキーを覚えることで、文書を短時間で作成できるようになります。今では仕事でパソコンを使うビジネスパーソンは多いと思いますが、ショートカットキーを使っている人は少ないと思います。作業の効率化・時間を短縮したい人は、ショートカットキーを覚えるのをおすすめします！
基本中の基本ともいえるショートカットキーは、「Ctrl」+「C」でコピー、「Ctrl」+「V」で貼り付けです。使えそうなショートカットキーは、目に見えるところに貼っておき覚えるようにしましょう。
11. 雑用で気分転換
集中力を保つには、少しの気分転換が大切です。気分転換には、コーヒーを飲むことや昼寝をするなどが挙げられますが、仕事の合間の雑用でもリフレッシュすることはできます。
「会議まであと10分ある」というようなときには、大きなまとまった仕事はできません。でも、この10分も無駄にしないことで定時に帰る道に近づくことができます。
メールを返す、デスクを片付ける、シュレッターの紙くずをゴミ袋に入れるなど、10分以内でできる仕事を見つけて片付けてしまいましょう。雑用を片付けることもでき、あまり頭を使わないので良いリフレッシュにもなります。
12. 断ることを学ぶ
多くの仕事に携われるのは、自分の成長にとっても素晴らしいことです。しかし、多くのことに責任を抱えてしまうのはよくありません。ある時点で、断ることが必要になってきます。
なんのための仕事なのか
締め切りはいつまでなのか
この2つを考慮して、今のあなたにできるかを判断してください。時間があって、今のあなたにとって本当に重要なことだけを引き受けるようにしましょう。
上手な仕事の断り方
仕事をたくさん任せられると、信頼されていると感じて嬉しくなり、頼まれたこと全てを引き受けてしまうことがあります。さまざまな仕事に携わって、スキルを伸ばしていくのは素晴らしいですが、ときには断らなくてはならないこともあります。そういった場合の、上手な断り方をご紹介します。
①自分の役割を優先させる
仕事を断るのが難しい理由としては、人間関係を第一に優先しているためです。自分の役割を理解して優先していれば、断った場合の結果について心配することも無くなるでしょう。
自分の役割は何なのかを、再確認するようにしましょう。
②受け入れる姿勢を持つ＆できない理由を述べる
相手の依頼を受け入れる姿勢を持つことが大切です。その姿勢が、相手を尊重していることを示します。断る前に「ご依頼いただき感謝しております」というように、受け入れる姿勢を示しましょう。
できない理由をしっかりと述べるのも大切です。よくあるのは「すでに優先すべき仕事を抱えている」「仕事が手一杯」などといった理由です。
③別の案を考える
別の時間や別のオプションを提案することもできます。「今はできませんが、5日ならできます。」と言うことで、気になっていた仕事を逃さずに、優先順位の高い仕事もこなすことができます。
大切なのは「賢く働く」こと！
成果が重視される現代の会社で重要なのは、頑張るだけではなく「賢く働く」こと。仕事を時間内に終わらせるには、コツを掴むこと大切なのです。
ご紹介した「時間内に仕事を終わらせるコツ」を掴んで、仕事もプライベートも充実できる生活を送りましょう！
